Der ISO-Zertifizierungsablauf

In der ersten Phase erfasst ENC am Standort des Kunden alle wichtigen Erstinformationen zum Unternehmen, die dessen aktuellen Stand beschreiben. (Bereich, Branche, Mitarbeiter, Produkte, Niederlassungen …) Zudem wird der gewünschte Umfang des Zertifizierungsverfahrens festgelegt. Anhand des Kundenfragebogens erstellt ENC ein Standardangebot unter Angabe des voraussichtlichen Zertifizierungsaufwandes. Nach den IAF (Internation Accreditation Forum)-Vorgaben werden die benötigten MT (Manntage) festgelegt. Hier sind die Kosten für das notwendige Berichtswesen und die Nutzung des Zertifikats nicht enthalten.

Auf Wunsch des Kunden kann dieser vor Phase 1 ein persönliches generelles Informationsgespräch mit der ENC GmbH vereinbaren, das unter anderem folgende Hauptthemen enthält:

1. Zweck und Vorteile der Zertifizierung für das Unternehmen
2. Voraussetzungen für die Durchführung der Zertifizierung
3. Umfang der Zertifizierung („Scopes“)
4. Voraussichtliche Kosten
5. Zeitplan

In der zweiten Phase prüft ENC, ob die Zertifizierungsreife für das Stage-2 Audit vorliegt. Hierzu erstellt ENC einen entsprechenden Stage 1 Zertifizierungsreife-Bericht für die anwendbaren Standards, der dem Kunden anschließend zur Kenntnisnahme und weiteren Veranlassung vorgelegt wird. Alle im Stage-1 Zertifizierungsreife-Bericht aufgeführten Mängel und Problematiken müssen seitens des Kunden vor Initiierung der Stage-2 Zertifizierungsbewertung beseitigt werden.

Das Audit-Team stellt durch Interviews, Überprüfung der Dokumentation, Überwachung von Tätigkeiten und Zusammenhängen in den auditierten Bereichen sicher, ob

• die implementierten Prozesse kompatibel mit den dokumentierten Prozeduren sind und als wirksam festgestellt werden
• die Mitarbeiter ausreichend mit den Prozessen und Prozeduren vertraut sind bzw. eine ausreichende Schulung erhalten haben
• das Managementsystem wirksam implementiert wurde und vollumfänglich den Anforderungen des festgelegten Standards entspricht

Alle vom Audit-Team während des Audits genutzten Audit-Dokumente werden durch die ENC GmbH zur Verfügung gestellt und stehen dem Kunden nach Abschluss des Audits zur Verfügung.

Nach erfolgreichem Abschluss des Audits, ebenso erfolgreicher Durchführung wie auch immer gearteter erforderlicher Korrekturmaßnahmen und Vollziehung des internen Zertifizierungsprozesses erfolgt die Empfehlung der Erstellung des Zertifikats durch das Zertifizierungs-Komitee.

Nach erfolgter Genehmigung durch das Zertifizierungskomitee erfolgt die Übergabe des für 3 (drei) Jahre gültigen Zertifikat durch ENC. Ab diesem Zeitpunkt kann auch das entsprechende Marketing erfolgen.

Jährliche Überwachungsaudits

Um die Gültigkeit des ausgestellten Zertifikats aufrecht zu erhalten, werden jährliche Überwachungsaudits durchgeführt, in denen die wesentlichen Teile des QM-Systems geprüft, beurteilt und die jeweiligen Ergebnisse in Form eines Auditberichtes dem Auftraggeber übermittelt werden.

Re-Zertifizierung

Rechtzeitig vor Ablauf des Zertifikats erfolgt die Durchführung der Re-Zertifizierung.

Kosteneinsparungsprogramm für Transfers

Fragen Sie uns unverbindlich und kostenlos nach Möglichkeiten des Kosteneinsparungsprogrammes für Transfers von aktuell gültigen Zertifizierungen. Wir beraten Sie gerne!

Das Ziel des Stage-1 Audits ist es, herauszufinden, ob das Unternehmen für das Stage-2 Audit (auch Zertifizierungs-Audit genannt) bereit ist (Zertifizierungsreife):

• Überprüfung der mit dem Managementsystem dokumentierten Informationen
• Bewertung der standortspezifischen Bedingungen des Kunden
• Interviews von Mitarbeitern

Der Auditor überprüft die Ziele und Kennzahlen und ob wesentliche Aspekte vorhanden sind und verstanden wurden. Der Auditor überprüft ebenso den Umfang des Managementsystems und sammelt Informationen der unternehmensspezifischen Prozesse und Prozeduren, dem eingesetzten Equipment, die Kontrollniveaus und alle anwendbaren gesetzlichen oder regulatorischen Anforderungen. Interne Audits und Management Reviews werden ausgewertet um sicherzustellen, dass sie geplant und durchgeführt wurden. Das Gesamtniveau der Umsetzung des Managementsystems wird betrachtet, um zu gewährleisten, dass die Voraussetzungen für das Stage-2 Zertifizierungs-Audit erfüllt sind.

Der Auditor nutzt das Stage-1 Audit dazu um seine Stage-2 Audit-Planung zu vervollständigen inklusive der Mittelzuweisung und Details für die nächste Phase der Prüfung. Dokumentierte Schlussfolgerungen werden dem Unternehmen übergeben um diesem die Zertifizierungsreife oder aber die Bereiche aufzuzeigen, bei denen es zu Nichtkonformitäten während des Stage-2 Audits kommen könnte.

Das Stage-1 Audit dauert in der Regel ein bis zwei Tage und wird beim Kunden durchgeführt. Sollte das Unternehmen aus mehreren Niederlassungen bestehen, findet das Audit in der Hauptniederlassung statt.

Das Stage-2 Audit bewertet die Implementierung und Wirksamkeit des Managementsystems. Der Auditor wird während dieses Audits den Übereinstimmungsgrad mit den Erfordernissen des Standards feststellen und Nichtkonformitäten und potentielle Nichtkonformitäten festlegen, die das Unternehmen vor der Übergabe des Zertifikats korrigieren muss. Wenn das Stage-2 Audit erfolgreich war, wird das Managementsystem zertifiziert werden.

Das Stage-2 Audit beinhaltet:

• Sämtliche relevanten dokumentierten Informationen, die für die Konformität des Managementsystems notwendig sind
• Zentrales Leistungsziel und Ziele mit Blick auf Leistungsüberwachung, Messung und Berichterstattung
• Bewertung interner Audits, Managementreviews und Management-Verantwortlichkeiten im Hinblick auf die Firmenpolitik
• Alle notwendigen Prozesse, mit Blick auf die operative Kontrolle und die Fähigkeit, sie wie geplant durchzuführen

Die Dauer des Stage-2 Audits wird gemäß Regelungen des IAF – in Abhängigkeit der Größe und Komplexität des Unternehmens – ein oder mehrere Tage dauern.